Política Canal de denuncias

1. REGISTRO DE ACTUALIZACIONES
DATOS BÁSICOS
Nombre del documento
Política del Canal de Denuncias
Entrada en vigor:
03/10/2023
Órgano de aprobación:
Órgano de Dirección
«Responsable del Sistema»:
Dña. ESPERANZA ARROYO BASTERRECHEA CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Cambios introducidos
03/10/2023
Implantación
2. DENOMINACIÓN
El mecanismo de canalización de las denuncias de ESPERANZA ARROYO BASTERRECHEA (asesoría), con domicilio en C/ Milán, 29, bajo derecha. 28043 – Madrid (Madrid), tendrá la denominación de “Política del Canal de Denuncias”.
El canal de denuncia es el medio a través del cual los empleados, administrador único de ESPERANZA ARROYO BASTERRECHEA (asesoría), y cualquier tercero con el que la empresa tenga relación (proveedores, clientes, consultores externos, exempleados, personas en proceso de selección, etc.) podrán poner en conocimiento del “Responsable del Sistema», los posibles casos de infracción de normativa interna o externa que afecten a la entidad, así como de cualquier otra actividad ilegal que vaya en detrimento de los intereses de la empresa.
El canal de denuncias de ESPERANZA ARROYO BASTERRECHEA (asesoría), se rige por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Ley que transpone la Directiva (UE) 2019/1937.
3. ALCANCE
Desde la perspectiva personal, el canal de denuncias de ESPERANZA ARROYO BASTERRECHEA (asesoría), estará al alcance a los informantes que trabajen en la Entidad y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso:
a) las personas que tengan la condición de trabajadores por cuenta ajena;
b) los autónomos;
c) los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;
d) cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
e) clientes.
También se aplicará a los informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
Desde el punto de vista material, serán susceptible de denuncia cualesquiera infracciones de la normativa interna o externa que aplica a la compañía, así como la inobservancia de los valores y ética fundamentales que son parte de ESPERANZA ARROYO BASTERRECHEA (asesoría). A modo de ejemplo, podemos nombrar las siguientes infracciones:
−Fraude interno
−Falseamiento de cuentas
−Apropiación indebida
−Delitos contra los derechos de los trabajadores
−Tratamiento ilícito de datos personales de candidatos o clientes
−Incumplimiento del Código de Conducta
−Revelación de información privilegiada
−Fraude fiscal
−Falsedad en documento privado
−Blanqueo de capitales
−Irregularidades con la Seguridad Social o la Agencia Tributaria
4. OBLIGACIÓN Y FOMENTO DEL DEBER DE DENUNCIAR
Toda persona sometida a la normativa de ESPERANZA ARROYO BASTERRECHEA (asesoría), que llegue a tener conocimiento de hechos que permitan presumir la existencia de posibles casos de violación de cualquier instrucción o normativa, de actividades criminales, de infracciones de competencia y de cualquier otra actividad ilegal que vaya en detrimento de los intereses de la entidad, lo comunicará inmediatamente a la persona encargada de gestionar el canal de denuncias, mediante las vías habilitadas para la presentación de dicha denuncia interna.
ESPERANZA ARROYO BASTERRECHEA (asesoría), asumirá su compromiso en el fomento del deber de denuncia. De manera continua y periódica, el encargado de gestionar el canal fomentará entre los sujetos del apartado 3 el uso del canal de denuncias para denunciar cualquier comportamiento irregular, en los términos descritos en los apartados 2 y 3, que hayan podido detectar. Especialmente, será de suma relevancia que se les informe de las consecuencias jurídicas, económicas y reputacionales que sufriría la empresa en el eventual supuesto de que se iniciará un procedimiento contra ella por la comisión de un ilícito por parte de uno sus empleados o una persona dependiente de la empresa, así como de las garantías de las que gozará el denunciante y de que, en todo caso, estará protegido frente a posibles represalias o tratos discriminatorios.
5. DENUNCIA DE BUENA FE
Se considerará que un sujeto actúa de buena fe cuando su denuncia se realice conforme a las disposiciones de la presente política, y se encuentre basada en hechos o indicios de los que razonablemente puedan desprenderse la realización de una conducta ilícita o irregular en los términos anteriormente definidos.
Tendrá también la consideración de denuncia de buena fe aquélla que se lleve a cabo sin ánimo de venganza, de acosar moralmente, de causar un perjuicio laboral o profesional o de lesionar el honor de la persona denunciada o de un tercero.
ESPERANZA ARROYO BASTERRECHEA (asesoría), podrá interponer las acciones legales o adoptar las medidas disciplinarias que considere oportunas, de acuerdo con lo previsto en el sistema disciplinario de la organización, contra aquel sujeto que denuncie maliciosamente a sabiendas de la falsedad de los hechos o con manifiesto desprecio de la verdad.
6. PRESENTACIÓN DE DENUNCIAS
Los denunciantes que deseen exponer hechos que puedan constituir un incumplimiento en los términos descritos en los apartados 2 y 3, podrán acceder al canal de denuncias constituido por diferentes vías que procedemos a explicar:
6.1. DENUNCIA VERBAL
Cualquier potencial denunciante podrá denunciar de manera oral, ante el «Responsable del Sistema», de manera presencial. Se anticipa al potencial denunciante que, para poder admitir a trámite la denuncia y tener en cuenta su contenido, es necesario que dé su consentimiento previo a que dicha conversación sea grabada, o al menos, pueda ser transcrita por el «Responsable del Sistema», ratificando el contenido de la transcripción con su firma posterior por el propio denunciante.
Para que la denuncia pueda ser tramitada, en dicha conversación al menos deberá indicarse la siguiente información:
a.Datos de identificación de la(s) persona(s) que hubieran realizado los hechos objeto de la denuncia, si se dispone de ellos.
b.Descripción del acto de incumplimiento detallando los siguientes extremos:
i.En qué consiste la conducta de incumplimiento.
ii.Fechas aproximadas en las que tuvieron lugar los hechos.
iii.Medios con los que se ha llevado a cabo la conducta de incumplimiento.
iv.Departamento en el que ha tenido lugar el incumplimiento.
v.Posible impacto en los procesos de ESPERANZA ARROYO BASTERRECHEA (asesoría)
vi.Posible impacto económico de la conducta.
c.Identidad y datos de contacto del denunciante.
6.2 DENUNCIA ESCRITA
El informante a quien le sea de aplicación la presente política deberá presentar la correspondiente denuncia a través de:
canaldedenuncia@eabasesora.com
El «Responsable del Sistema» tendrá acceso a dichas herramientas y será responsabilidad de este gestionar y, en primera instancia, las denuncias presentadas.
Si la persona involucrada en la denuncia es precisamente el «Responsable del Sistema», todas las funciones y responsabilidades señaladas en este procedimiento al «Responsable del Sistema», serán asumidas por el Órgano de Dirección.
Para que la denuncia a través del correo ordinario pueda ser valorada y gestionada, deberá contener, en la medida de lo posible, la siguiente información:
a.Datos de identificación de la(s) persona(s) que hubieran realizado los hechos objeto de la denuncia, si se dispone de ellos.
b.Descripción del acto de incumplimiento detallando los siguientes extremos:
i.En qué consiste la conducta de incumplimiento.
ii.Fechas aproximadas en las que tuvieron lugar los hechos.
iii.Medios con los que se ha llevado a cabo la conducta de incumplimiento.
iv.Departamento en el que ha tenido lugar el incumplimiento.
v.Posible impacto en los procesos de ESPERANZA ARROYO BASTERRECHEA (asesoría)
vi.Posible impacto económico de la conducta.
c.Identificación y datos de contacto del denunciante (si no es anónima).
6.3 GARANTÍAS COMUNES
El informante no tiene obligación de identificarse proporcionando sus datos personales y puede, en todo caso, presentar una denuncia anónima si así lo desea. En este caso, tendrá la posibilidad de identificarse en cualquier momento del procedimiento de análisis de la denuncia.
El informante no anónimo deberá proporcionar una dirección de correo electrónico operativa para recibir comunicaciones relacionadas con la denuncia. El «Responsable del Sistema» tendrá la obligación de acusar recibo de la denuncia en un plazo de 7 días desde la presentación de la denuncia y de informar al denunciante sobre la conclusión del expediente de denuncia en un plazo máximo de 3 meses desde el acuse de recibo, utilizando la misma dirección de correo electrónico.
La identidad del informante no anónimo y cualquier circunstancia que permitiera su identificación estarán protegidas por la más estricta confidencialidad, sin que se pueda revelar a terceras personas salvo por obligación legal (ej. autoridades judiciales).
En el caso de que la denuncia haya sido presentada verbalmente, el «Responsable del Sistema» valorará, en función de los datos de contacto proporcionados en su caso en la denuncia, cual es el canal de comunicación con el denunciante más adecuado, con el objetivo de acusar recibido de la denuncia e informar al informante sobre la conclusión del Expediente de Denuncia.
7. GESTIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS
La recepción y gestión de las denuncias cursadas se encargará a Dña. Esperanza Arroyo Basterrechea. La justificación básica de que sea esta persona la que desempeñe el papel de «Responsable del Sistema» es que se garantiza su imparcialidad e independencia en la investigación de las denuncias admitidas a trámite. Si el denunciado
fuera el propio «Responsable del Sistema», con el fin de garantizar dicha independencia en la investigación y posible imposición de una sanción.
A modo de ejemplo, podemos mencionar las siguientes actuaciones de investigación que se pueden aplicar:
•Al informante, informando de la instrucción o archivo de la denuncia. A terceros, cuyos datos no hayan sido recabados directamente de ellos, sobre la instrucción o archivo del expediente.
•Al denunciado (cuando la puesta en conocimiento de la instrucción esté permitida por la Ley y no ponga en riesgo el buen fin de la investigación), de su admisión a trámite o archivo.
•La organización garantiza que todas las personas implicadas en la investigación del expediente guarden estricta confidencialidad de las informaciones tratadas.
•La organización garantiza que la investigación sea llevada a cabo por personas sin conflicto de intereses respecto del asunto o personas investigadas.
•La organización garantiza que las comunicaciones serán realizadas de manera que se permitan su trazabilidad.
El hecho denunciado será comunicado al denunciado tan pronto como se admita a trámite la denuncia y se entienda que se debe proceder a su investigación pormenorizada, siempre que dicha comunicación no pudiera poner en potencial peligro los intereses de la investigación, que no son otros que el esclarecimiento de los hechos y la protección del personal y de la propia viabilidad de la entidad a largo plazo.
Si el expediente finaliza con la imposición de una sanción por parte del «Responsable del Sistema», esta deberá estar enmarcada dentro de las que se recogen en el convenio colectivo del sector empresarial propio de ESPERANZA ARROYO BASTERRECHEA (asesoría)
Cualquier denuncia presentada que tras su admisión a trámite y primeras investigaciones permita inferir que la infracción es constitutiva de delito, el «Responsable del Sistema» estará obligado a ponerlo en conocimiento de las autoridades policiales y/o judiciales, a fin de contribuir a su esclarecimiento, colaborar en su investigación y respetar al máximo las garantías de un eventual proceso judicial.
8. ACUSE DE RECIBO DE LA DENUNCIA Y APERTURA DEL EXPEDIENTE DE LA DENUNCIA
Recibida una denuncia, el «Responsable del Sistema» deberá acusar recibo de la misma al informante en un plazo de 7 días. Tanto si la denuncia se ha presentado por escrito como verbalmente, se articularán las posibilidades correspondientes para poder acusar recibo.
La denuncia se documentará a través de un acta de inicio del expediente de denuncia y el «Responsable del Sistema» la registrará, incluyendo pormenorizadamente la siguiente información:
a.Número de denuncia;
b.Identificación del denunciante, en el caso de que haya elegido identificarse y no sea una denuncia anónima;
c.Identificación del/de los denunciado(s) si ello ha sido posible;
d.Identificación de la conducta y de los hechos;
e.Fecha;
f.Descripción de la denuncia.
A continuación, el «Responsable del Sistema» analizará el contenido de la denuncia y valorará su relevancia jurídica. Para ello, podrá recabar del denunciante información adicional y, siempre que sea posible y, atendiendo a las circunstancias del caso, documentación dirigida a confirmar los extremos denunciados, pudiendo contactar al denunciante a través de los medios que puedan configurarse.
Efectuadas las anteriores comprobaciones el «Responsable del Sistema» deberá emitir un acta de conclusión del expediente de denuncia que deberá contener una de las menciones siguientes:
a.Conclusión del expediente de denuncia y archivo de la denuncia por carencia de información suficiente del acto o conducta de incumplimiento, después de haber solicitado la información adicional pertinente.
b.Conclusión del expediente de denuncia y archivo de la denuncia por imposibilidad de desarrollar unas comprobaciones mínimas de la veracidad de los hechos denunciados, por considerar la denuncia no pertinente o improcedente.
c.Conclusión del expediente de denuncia y archivo de la denuncia por carecer los hechos denunciados de relevancia.
d.Conclusión del expediente de denuncia para proceder a un análisis más detallado de los hechos denunciados en el marco de un procedimiento de investigación.
e.Cuando se estime que la denuncia pueda haberse realizado de mala fe, el Responsable del Sistema del canal y el administrador único darán el curso pertinente de acuerdo con lo previsto en la sección 5 del presente documento.
Concluida la tramitación del expediente de denuncia según la anterior letra d), el «Responsable del Sistema» procederá a emitir la correspondiente acta de apertura del procedimiento de investigación, el cual analizará más en profundidad los indicios de ilicitud de los hechos denunciados recabados en el marco del expediente de denuncia.
Concluida la tramitación del expediente de denuncia, el «Responsable del Sistema» informará al informante del resultado al que ha llegado en el plazo máximo de 3 meses desde el acuse de recibo. Dicho resultado podrá ser el archivo de la denuncia o bien la decisión de abrir un procedimiento de investigación para analizar más en detalle los hechos objeto de la denuncia. La comunicación se hará, en su caso, a través de los medios señalados o convenidos al efecto. Si el informante no había proporcionado datos de contacto, solo se documentará el acta de conclusión del expediente de denuncia.
La investigación, evidencias obtenidas y propuesta de sanción o archivo serán remitidas al Órgano de Dirección para que tome la decisión final sobre la imposición o no de una sanción disciplinaria, en los términos del apartado 7.
9. CONFIDENCIALIDAD
El contenido de la denuncia, todos los datos personales del informante (en caso de que no sea denuncia anónima), los datos personales de terceros mencionados en la denuncia, así como las comunicaciones mantenidas entre el informante y el «Responsable del Sistema» serán confidenciales. Únicamente el «Responsable del Sistema» conocerá esta información y, sólo excepcionalmente cuando la autoridad competente lo requiera, podrá revelarla. Esto último será aplicable durante todas las etapas de tramitación de la denuncia, e incluso con posterioridad a la terminación del procedimiento (salvando su conocimiento por el Órgano de Dirección para poder imponer la sanción).
El «Responsable del Sistema» tendrá la obligación de mantener confidencial la identidad del informante, del denunciado y de cualquier otra persona que conste en la denuncia, salvo en el caso que esta información sea requerida por la autoridad competente.
El «Responsable del Sistema» y el equipo investigador, en su caso, son responsables de limitar el acceso a la información, facilitando la estrictamente necesaria a las diferentes áreas o departamentos de la organización que han de colaborar en el procedimiento de investigación.
•La organización vela por la formalización de pactos de confidencialidad específica (reforzada) de todos los intervinientes en el proceso de investigación, así como contrastar la ausencia de conflictos de intereses de los mismos.
•La organización procura el cumplimiento del derecho de defensa durante la tramitación de la fase de instrucción, de acuerdo con el ordenamiento aplicable.
10. TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
El tratamiento de los datos de carácter personal, derivados de la gestión del canal de denuncias por parte del «Responsable del Sistema», se ajustará en todo momento a las disposiciones en materia de protección de datos vigentes en cada momento y, en especial a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y a su normativa de desarrollo, otorgando al «Responsable del Sistema» (y al posible investigador externo) la condición de encargado del tratamiento y a ESPERANZA ARROYO BASTERRECHEA (asesoría), la condición de responsable del tratamiento con las obligaciones inherentes a tales. Según lo dispuesto en el Reglamento UE 2016/679 (RGPD), la información que contenga datos de carácter personal sensible será tratada con las medidas de seguridad apropiadas con el fin de garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo sobre los derechos y libertades de las personas.
El acceso a los datos quedará limitado exclusivamente:
a.Al «Responsable del Sistema».
b.En el caso de que el expediente de denuncia concluya con la apertura de un procedimiento de investigación, a un posible tercero al que se externalice la investigación.
c.Al Órgano de Dirección cuando esté ejerciendo funciones disciplinarias que deriven de un procedimiento sancionador iniciado tras la conclusión del procedimiento de investigación originado por la denuncia.
Los datos del informante (en su caso), del denunciado y demás empleados y terceros recabados en la denuncia y durante el expediente de denuncia deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible (este plazo no podrá exceder de 10 años) para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la conclusión del expediente de denuncia, deberá procederse a su supresión. Si fuera necesaria su conservación para continuar la investigación en el marco de un procedimiento de investigación, podrán seguir siendo tratados por el «Responsable del Sistema», fuera del sistema habilitado para la recepción de las denuncias, pero de forma anonimizada.
En el caso de los datos de empleados o terceros incluidos en la denuncia, y de cara al tratamiento de estos datos por el «Responsable del Sistema», se deberá proceder a informar igualmente a dicho empleado o tercero de:
oLa identidad y los datos de contacto del responsable de protección de datos y del «Responsable del Sistema».
oLa finalidad del tratamiento.
oLa legitimación en la que se basa el tratamiento.
oDestinatarios de los datos, en caso de que los haya.
oSus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, así como de su derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.
oLa duración prevista del tratamiento, en caso de que se pueda estimar.
oEl origen o fuente de la que proceden los datos.
oLa categoría de los datos.
Para ello, una vez iniciado el expediente de denuncia, se informará al empleado o tercero a más tardar dentro del plazo de dos semanas desde que se obtuvieron sus datos, siempre habida cuenta de las circunstancias específicas en las que se traten dichos datos. Asimismo, si los datos personales han de utilizarse para una comunicación con el interesado, se le comunicarán a éste a más tardar en el momento de la primera comunicación a dicho interesado. Finalmente, si está previsto comunicarlos a otro destinatario, se le comunicarán a éste a más tardar en el momento en que los datos personales sean comunicados por primera vez.
Igualmente, el denunciado se beneficia de los derechos reconocidos en el punto anterior. A este efecto, se deberá proceder a informarle de sus derechos a más tardar en el momento de la primera comunicación del «Responsable del Sistema» con cada denunciado o, si está previsto comunicarlos a otro destinatario, se le comunicarán a éste a más tardar en el momento en que los datos personales sean comunicados por primera vez (salvando siempre que ello pudiera poner en peligro la investigación en curso).
11. PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS Y/O TRATOS DISCRIMINATORIOS Y PROTECCIÓN DEL INFORMANTE
Ningún informante o terceros relacionados con este (ej. facilitadores de información, compañeros de trabajo, etc.) podrán sufrir represalias o tratos discriminatorios por haber efectuado una comunicación interna (Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Ley que transpone la Directiva (UE) 2019/1937).
El «Responsable del Sistema» garantizará de forma activa la protección del informante y terceros frente a posibles represalias y/o tratos discriminatorios, adoptando todas las medidas que sean necesarias a fin de preservar el correcto funcionamiento y la fiabilidad del canal de denuncias como pieza clave del engranaje de cumplimiento.
El «Responsable del Sistema» comunicará al Órgano de Dirección cualquier actitud represiva o discriminatoria ejercida frente al informante. El Órgano de Dirección ejercerá las acciones adecuadas, así como las medidas disciplinarias que correspondan según la normativa vigente y lo dispuesto en el sistema disciplinario de ESPERANZA ARROYO BASTERRECHEA (asesoría).
12. DOCUMENTACIÓN
El «Responsable del Sistema» estará obligado a documentar todas las acciones que tengan lugar a raíz de la recepción de denuncias y gestión del canal de denuncias. Será su responsabilidad custodiar esta documentación, incluida aquella aportada por el propio denunciante o un tercero en relación con el presunto hecho infractor, de tal manera que ningún otro sujeto no autorizado pueda acceder a ella.
Cuando el expediente de denuncia concluya con la necesidad de proceder a abrir un procedimiento de investigación para seguir analizando los hechos objetos de la denuncia, el «Responsable del Sistema» seguirá custodiando la documentación recabada en el marco del expediente de denuncia. Podrá transmitir dicha información únicamente al administrador único para la imposición de la eventual sanción, una empresa o despacho profesional o a un profesional externo determinado encargado de la instrucción del procedimiento de investigación.
13. REGISTRO
El «Responsable del Sistema» guardará las denuncias recibidas y las respuestas facilitadas a los empleados en un registro interno (de forma anonimizada). En el registro no se incluirán los datos personales de los empleados que han originado la denuncia.
14. REVISIÓN PERIÓDICA
El «Responsable del Sistema» revisará periódicamente el canal de denuncias para verificar su correcto funcionamiento y ajuste a la normativa aplicable y, en el caso de detectar algún fallo, propondrá al Órgano de Dirección las mejoras que considere pertinentes.

En Madrid a, 03 de octubre de 2023.